Chọn cách đặt hai ngôn ngữ
Có thể đặt hai ngôn ngữ trên cùng dòng, hai cột hoặc hai phiên bản tương ứng. Mỗi cách có ưu điểm và giới hạn khác nhau khi bảng rộng. Nên thử một trang có nhiều cột và một trang thuyết minh dài trước khi áp dụng cho toàn bộ tài liệu.
Bảo vệ cấu trúc dữ liệu Excel
Phân biệt ô chứa nhãn với ô chứa công thức và dữ liệu. Không thay tên hay tách chuỗi một cách làm hỏng liên kết trong tệp. Trước khi dịch, lưu một bản gốc và ghi phạm vi ô được chỉnh; sau khi hoàn thành, kiểm những sheet ẩn hoặc phần in có nội dung thuộc yêu cầu.
Dàn bảng theo khả năng đọc thực tế
Cỡ chữ giảm mạnh để nhét hai ngôn ngữ có thể khiến bản in khó dùng. Thay vì ép mọi bảng vào cùng một kiểu, thống nhất nguyên tắc xuống dòng, lặp tiêu đề và cách đặt chú thích. Bản PDF cuối cần kiểm trên khổ giấy dự kiến, không chỉ nhìn ở chế độ thu nhỏ màn hình.
Bàn giao kèm danh mục phiên bản
Ghi tệp nào là nguồn chỉnh sửa, tệp nào là bản đọc và tình trạng phê duyệt. Nếu bảng số liệu được cập nhật sau lượt dịch, cần rà lại các nhãn và thuyết minh liên quan. Không trộn Word từ một ngày với Excel từ ngày khác chỉ vì tên doanh nghiệp và kỳ báo cáo giống nhau.
Tình huống minh họa
Hai cột ngôn ngữ khiến một hàng thuyết minh cao gấp ba, đẩy dòng tổng sang trang mới mà thiếu tiêu đề. Bản song ngữ vẫn đủ chữ nhưng khó đối chiếu. Thử mẫu sớm giúp chọn bố cục phù hợp trước khi dàn cả bộ.
Bảng kiểm trước khi gửi hoặc nhận tài liệu
| Điểm cần kiểm | Cách ghi nhận trước bàn giao |
|---|---|
| Thử mẫu bảng rộng | Thử một bảng rộng và một trang thuyết minh để chốt bố cục song ngữ. |
| Không thay công thức ngoài phạm vi | Ghi các ô được dịch và kiểm công thức, liên kết sau xử lý. |
| Kiểm vùng in và sheet liên quan | Xem PDF ở khổ giấy thật, kiểm dòng tổng và tiêu đề lặp. |
| Danh mục nêu đúng phiên bản từng tệp | Ghi ngày nguồn của Word, Excel và PDF trong cùng danh mục bàn giao. |
Giải đáp thêm
Bản PDF có đủ thay thế tệp Excel không?
Tùy mục đích bàn giao. PDF thuận tiện đọc và in, còn nhu cầu chỉnh sửa hoặc xử lý dữ liệu cần được thống nhất riêng.
Tìm hiểu dịch vụ và tài liệu liên quan
Nếu cần trao đổi về tài liệu cụ thể, hãy chuẩn bị bản nguồn, ngôn ngữ đích và yêu cầu đầu ra để xác định phạm vi công việc.
