Đọc đơn vị ở cấp bảng và cấp báo cáo
Đơn vị có thể được ghi ở đầu báo cáo, riêng từng bảng hoặc trong ghi chú. Cần giữ sự phân biệt giữa đồng, nghìn và triệu, cũng như các loại tiền khác nhau. Khi bảng tiếp sang trang sau, kiểm tra xem người đọc có còn nhận biết đơn vị và kỳ áp dụng hay không.
Không bỏ qua ngoặc và dấu gạch
Ngoặc có thể thể hiện giá trị âm theo cách trình bày nguồn; dấu gạch và số không không nên bị tự đồng nhất. Dấu phân cách hàng nghìn và thập phân cần được xử lý nhất quán theo quy ước đã chọn. Mọi đổi định dạng đều phải bảo toàn giá trị và khả năng đối chiếu với bản gốc.
Giữ đúng kỳ hiện tại và kỳ so sánh
Kiểm tiêu đề cột sau mỗi lần dàn trang hoặc sao chép bảng. Những bảng có số liệu đầu năm, cuối kỳ và số điều chỉnh cần được đọc theo nhãn chính xác. Đừng suy đoán cột bên trái luôn là kỳ hiện tại, vì cách trình bày nguồn có thể khác giữa các bảng.
Rà bằng đối chiếu và kiểm tra quan hệ
So từng ô với nguồn trước, sau đó dùng quan hệ cộng tổng làm tín hiệu phát hiện lệch chứ không dùng để tự sửa dữ liệu. Nếu tổng không khớp ở bản gốc, ghi câu hỏi cho chủ tài liệu. Người dịch cần bảo toàn thông tin đã nhận, không trở thành người âm thầm làm lại báo cáo.
Tình huống minh họa
Một bảng ghi đơn vị nghìn đồng nhưng bản dịch dàn lại chỉ giữ tên tiền tệ. Mọi chữ số đều đúng mà quy mô bị hiểu sai một nghìn lần. Kiểm đơn vị cùng với tiêu đề cột giúp phát hiện lỗi trước khi so từng dòng.
Bảng kiểm trước khi gửi hoặc nhận tài liệu
| Điểm cần kiểm | Cách ghi nhận trước bàn giao |
|---|---|
| Đơn vị còn đủ ở từng bảng | Kiểm đơn vị ở đầu báo cáo, từng bảng và trang tiếp theo. |
| Ngoặc và dấu âm giữ đúng | So ngoặc, số không, dấu gạch và dấu phân cách với đúng nguồn. |
| Nhãn kỳ không đảo vị trí | Đọc lại tiêu đề cột sau mỗi lần dàn bảng hoặc cập nhật số liệu. |
| Không sửa số nguồn để khớp tổng | Dùng chênh lệch tổng để hỏi lại; không tự sửa dữ liệu gốc. |
Giải đáp thêm
Có thể dùng định dạng số của Excel để đổi tự động không?
Cần kiểm dữ liệu gốc là số hay chuỗi và quy ước dấu đang dùng. Đổi tự động không thay thế bước đối chiếu giá trị.
Tìm hiểu dịch vụ và tài liệu liên quan
Nếu cần trao đổi về tài liệu cụ thể, hãy chuẩn bị bản nguồn, ngôn ngữ đích và yêu cầu đầu ra để xác định phạm vi công việc.
