Công chứng dịch thuật: chuẩn bị hồ sơ đúng yêu cầu

Dịch nội dung và xác nhận là hai phần cần làm rõ

Bản dịch cần phản ánh đầy đủ nội dung tài liệu, bao gồm thông tin trong dấu, bảng biểu hoặc phần ghi chú có liên quan. Việc xác nhận bản dịch được thực hiện theo hình thức phù hợp với hồ sơ và yêu cầu của đơn vị tiếp nhận. Bạn nên hỏi rõ nơi nhận cần loại bản dịch nào, thay vì chỉ dựa vào tên gọi dịch vụ trong trao đổi thông thường. Đây là bước quan trọng để hạn chế phải làm lại.

Danh mục thông tin cần cung cấp

Một yêu cầu đầy đủ giúp việc kiểm tra và báo giá nhanh hơn. Ngoài tài liệu, bạn nên cho biết hồ sơ dùng trong nước hay ngoài nước, hạn nộp và số bộ cần nhận. Nếu nơi nhận có mẫu hướng dẫn hoặc đã yêu cầu sửa một bản dịch trước đó, hãy gửi kèm để đối chiếu.

• Tệp đủ trang, rõ chữ, thấy đầy đủ dấu và thông tin nhận diện.
• Ngôn ngữ gốc, ngôn ngữ đích và số bản cho từng giấy tờ.
• Yêu cầu của nơi nhận về tên riêng, định dạng và hình thức xác nhận.

Xử lý trước những điểm dễ gây sai khác

Tên riêng viết khác nhau giữa giấy tờ, ảnh chụp mờ hoặc trang thiếu đều có thể ảnh hưởng đến lịch bàn giao. Hãy nêu rõ những khác biệt đã biết để trao đổi cách ghi phù hợp; không nên tự sửa nội dung bản gốc trong tệp gửi. Sen Vàng cần kiểm tra trước khi xác nhận tài liệu có thể xử lý theo yêu cầu. Nếu cần bổ sung bản gốc hay bản sao phù hợp, bạn sẽ được trao đổi riêng.

Phân biệt với chứng nhận và hợp pháp hóa lãnh sự

Giấy tờ dùng xuyên biên giới có thể có yêu cầu khác với một bản dịch có xác nhận thông thường. Việc cần chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa hay thuộc trường hợp miễn phụ thuộc vào giấy tờ, quốc gia và nơi tiếp nhận. Hãy xác minh với cơ quan có thẩm quyền hoặc đơn vị nhận hồ sơ. Phần tư vấn dịch thuật giúp bạn xác định công việc liên quan, không bảo đảm kết quả xét duyệt của hồ sơ.